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よくあるご質問


Q そもそも給与計算ってどう大事なのだろう? 「給与計算は間違いが許されない。」とよく言われますが、企業の定型業務がたくさんある中で、なぜ給与計算だけがそのように言われるのでしょうか。
A《労務管理としての給与計算》  一般的に給与計算とは、「企業で働く従業員に対して、それぞれの労働に見合った給与を支払うこと」を言います。従業員ごとに年齢・役職・職種・勤務地・フルタイム・パートタイム・残業手当支給の有無など給与を支払う条件が違いますので、細かい要素を集めてきて間違いのないように計算する必要があります。正社員を中心に社会保険や雇用保険に加入していますので、毎月健康保険・介護保険・厚生年金保険・雇用保険の各保険料の従業員負担分を控除し、会社負担分と合わせて期日までに納めなければなりません。

《会計業務としての給与計算》  さらに、従業員の指定口座への振込みや、給与計算時に天引きした所得税や住民税といった税金を期日までに納める手配を経理部門へ依頼する業務も発生します。

 以上により、「給与計算の関係者」には、企業・従業員全員・労務管理関係の役所(日本年金機構・全国健康保険協会または健康保険組合・労働基準監督署・ハローワークなど)・会計業務関係の役所(税務署・市区町村役場)・社内の他部署があり、万一計算ミスが発生すると、①従業員本人・②役所・③社内の他部署から会社の信用を失いかねないことになります。

Q給与計算の落とし穴 実際に給与を計算する際には、何に気をつければ良いのでしょうか。
A 逆転の発想で、もっとも簡単な給与計算を考えてみると、それは「毎月決まった従業員(固定メンバー)に決まった金額(定額)を支払うこと」です。入社する人もいない、退職者もいない、扶養家族も変わらないし、いつも定時退社で時間外労働もないのなら、「毎月同じことの繰り返し」になるはずです。
 しかし、現実には上記の一番簡単な給与計算でも、1月=所得税変更(ただし毎年必ず変わる訳ではありません)、3月=健康保険料率改定(ただし毎年見直しはするが必ず変わる訳ではありません)・4月=介護保険料率改定(ただし毎年見直しはするが必ず変わる訳ではありません)および雇用保険料率改定(原則3年に1回見直すが、大幅な変更は複数年にまたがって変わります)に加えて「昇給」「昇格(役職手当の支給)」・6月=住民税額更新(翌年5月までの分を変更します)・7月=夏季賞与計算・(一般的には)10月=社会保険料更新(原則翌年9月までの分を変更します)・12月=年末調整(所得税の精算業務)および冬季賞与計算というように、思いの外年に1回イベント業務が目白押しです。
 そして実際には、何か月に一度は入社があり、退職者が発生し、結婚や出産で扶養家族が増え、子供が小学校に入学したのを機に夫婦共稼ぎになることで、家族手当が変わり所得税の控除額が変わり、時間外労働に応じて割増賃金を計算するというようなことが普通に発生します。
また、給与計算において通勤手当はかなり注意が必要な項目です。電車やバスで通勤する場合と、自動車やバイク・自転車・徒歩で通勤する場合で、所得税の計算方法がまったく違います。さらに全員が電車やバスで通勤しているとしても、正社員は電車=6か月に1回6か月定期券の金額を支給し、バス=3か月に1回3か月定期券の金額を支給する、ただしパートタイマーは、1日1往復いくら×出勤日数で支給するというような企業は普通にあります。しかも、入社当初は電車だけで通勤していたのが、近隣でマイホームを購入したら最寄り駅までバスで出るようになった場合、6か月と3か月の支給サイクルがまったく一致する月がないこともあります。
このような管理をすべての通勤手当の支給対象従業員に対して1年中していくのですから、大変気を使う業務だといえます。

Q社会保険・雇用保険と給与計算 社会保険や雇用保険に加入することは給与計算にどのように関係 してくるのでしょうか。
A社会保険や雇用保険は会話の中によく出てきますが、用語の解釈が人によって違うことがあり、勘違いが発生しやすいので注意が必要です。

《(広義の)社会保険》=すべての社会保険=(狭義の)社会保険+労働保険  すべての社会保険を指します。求人広告で見かける「社会保険完備」は、この「すべての社会保険」を言います。

《(狭義の=一般的な)社会保険》=健康保険+介護保険+厚生年金保険  健康保険は、業務外の病気・けが・死亡・出産を保障します。介護保険は、要介護状態における保健医療と福祉サービスを提供します。厚生年金保険は、老齢・障害・死亡を保障します。これらの3つの保険をまとめて呼ぶ時に一般的には社会保険と言います。
 給与計算で厄介なのは次の5点です。
①健康保険・介護保険・厚生年金保険の各保険料率は、年に1回異なる時期に見直しがされるため、情報をつかみ損ねると対象者全員の保険料控除を誤ってしまいます。
②健康保険は満75歳の誕生日の当日で加入終了、介護保険は40歳から満65歳の誕生日の前日までが加入対象となり、厚生年金保険は原則満70歳の誕生日の前日で加入終了となりますので、毎月正しく保険料を控除するには、毎月年齢到達者を確認する必要があります。
③健康保険は、都道府県単位保険料率を採用しているため、企業の所在地を管轄する都道府県の保険料率で計算する必要があります。
④産前産後休業や育児休業の場合、従業員本人負担分と対象従業員の会社負担分の保険料が免除になる制度があります。ただし、この手続きは義務ではなく任意の申し出の形式をとるため、役所への届出を怠ると免除されませんので注意が必要です。
⑤社会保険料は、保険加入時(取得時決定といいます)と、年1回の見直し(定時決定といいます)で進めていきますが、大幅な差(昇給や降給)が発生した際には臨時に変更を届け出ることになっています。(随時改定といいます)イメージとしては、大幅な差が発生した月から3か月間の平均値が一定の条件を満たしていれば、4か月目に届出て、5か月目にやっと保険料が変更できる仕組みです。この届出を漏らしますと、次の年1回の見直しの際に遡って修正を求められ何か月分も再計算をすることになる場合もあります。さらに、「細かい差の積み重ねが大幅な差になった」場合も届出対象に含みますので、結局は毎月対象者全員を必ずチェックすることになります。

《労働保険》=労災保険+雇用保険  労災保険(正しくは労働者災害補償保険)は通勤途上と業務上の病気・けが・死亡を保障し、雇用保険は失業と雇用の継続が困難になった場合を保障します。労災保険は労働基準法と連動しているため、保険料は全額企業が負担します。雇用保険は、一般の事業・季節雇用の事業・建設の事業で保険料率が違います。
 さらに、満64歳を超えて最初の4月1日から従業員本人・企業とも保険料が免除になります。ところがこの制度は平成28年の法改正で、①新たに満65歳以上の人を雇入れた場合でも雇用保険に加入できる・平成32年3月31日までは従業員本人・企業とも保険料が免除・③平成32年4月1日以降は免除制度を廃止と決定しています。一見単純なルールでも、毎年のように法改正が入りますので、常に情報を収集しておかないと毎月正しい給与計算を行なうことが難しくなります。

QQ:給与計算の業務量 給与計算の業務量は一定ですよね?
A 一般的には「給与計算の業務量=計算人数」で語られることが多いと思います。大量入社がない限り毎月ほぼ同じ人数を計算するのですから、業務量は一定のような気もします。
 ところが、実際には、「給与計算だけをすれば良い月」と「給与計算プラス付帯業務の発生する月」に分かれるのです。この付帯業務を便宜上「イベント業務」と呼びます。

【年間のイベント業務一覧】
 4月:昇給・昇格や組織変更による各種マスタ更新
 6月:①住民税一括更新、②賞与計算(企業により7月の場合もあり)、③労働保険年度更新
 7月:社会保険算定基礎届提出
 9月:社会保険標準報酬月額一括更新
11月:年末調整(申告書等印刷‐配布‐回収)
12月:①年末調整(精査‐入力‐年税額確認)、②賞与計算
 1月:①源泉徴収合計表提出、②給与支払報告書(総括表)提出

 1年12か月のうち、実は半分にあたる6か月は「給与計算プラス付帯業務の発生する月」ですので、すべて社内で対応するとなると「残業(休日出勤も含みます)するか、派遣スタッフなり増員して教育する」必要があるので、そのままコストアップに直結します。
 このように単純な業務の難易度だけではなく、変動する業務量へのコストを抑えた円滑な対応も給与計算アウトソーシングを選ばれる企業様が増えている理由のひとつとなっています。

Q給与計算ソフトだけじゃダメなの? 優良な給与計算ソフトがあれば知識や経験がなくても大丈夫ですよね。
A 細かい計算の積み重ねで、なかなか厄介な給与計算ですが、もちろん専用のソフトウェアがあります。大きく分けて次の3タイプになります。
①小規模企業向けの給与計算機能だけのもの
②中規模までをターゲットにした会計業務や販売管理ソフトと連携するもの
③大規模向けのERP(Enterprise Resource Planning)=統合基幹業務システムと呼ばれる人事・財務・販売に加えて製造や物流までもカバーするもの
 どの規模向けのものでも、基本はSQLデータベースというもので構築されていますので、最初にマスタテーブルの設定が必要になります。会社マスタ・項目マスタ・所属マスタ・給与体系マスタ・社員マスタ等を設定してから、時間外手当や欠勤・遅刻早退控除用の計算式を設定し、やっと毎月の勤怠と変動データを入力できるようになります。それから計算を回して結果値を確認する作業が発生します。
 システムで給与計算を行なうには、①手計算できるだけの給与計算関連知識と、それをシステムで再現できるだけの最低限のシステムの知識が必要になります。
ご不明な点は、お気軽にお問い合わせください。